Aanvraag organisatie evenementen

Wil je een evenement organiseren in Koksijde-Oostduinkerke, dan moet je hiervoor de goedkeuring vragen aan Lokaal Bestuur Koksijde. Elke aanvraag tot goedkeuring dient gericht te zijn aan het College van Burgemeester en Schepenen.

Welke evenementen?

Alle activiteiten en evenementen die doorgaan of passeren op het openbaar domein van de gemeente Koksijde-Oostduinkerke;

Hoe indienen?

• Bij voorkeur via e-mail naar info [at] koksijde.be.
• Of per post naar:
  Lokaal Bestuur Koksijde
  Dienst Secretarie
  Zeelaan 303
  8670 Koksijde

Welke informatie?

Bij de organisatie van een evenement komt heel wat kijken. Probeer bij de aanvraag reeds zo veel mogelijk informatie mee te geven, zodat het bestuur een duidelijk beeld krijgt van jouw plannen.
Bijvoorbeeld:

• Titel
• Locatie (of parcours bij bv. sportwedstrijden)
• Datum/Data en uren (start – einde)
• Data en uren van op- en afbouw
• Verwacht aantal bezoekers (bv. concert) of deelnemers (bv. sportwedstrijd)
• Doelpubliek
• Inhoudelijk programma
• Contactgegevens van de verantwoordelijke(n)
• Specifieke wensen, zoals bijvoorbeeld
  • gebruik van gemeentelijke infrastructuur
  • logistieke ondersteuning
  • bepaalde verkeersmaatregelen (bv. omleidingen, parkeerverbod)
  • bepaalde vergunningen (bv. afspelen van muziek na 22 u.)
  • voorafgaande flyeracties
  • andere…
• Lokale verankering
• Promotieplan
• Andere…

Wanneer?

• Kleine evenementen, zonder enige vorm van ondersteuning van de gemeente:
  Ten laatste 4 weken voor aanvang van het evenement
• Evenementen mét ondersteuning van de gemeente
  Ten laatste 8 weken voor aanvang van het evenement
• Grote evenementen (meerdaags en/of toegankelijk voor duizenden bezoekers/deelnemers)
  Ten laatste 6 maanden voor aanvang van het evenement

Nuttige externe links

Voor sommige evenementen heb je, naast een toestemming vanwege Lokaal Bestuur Koksijde, nog een of meer bijkomende vergunningen nodig.

• www.unisono.be: vergunning voor gebruik van muziek
• www.cyclingvlaanderen.be: vergunning voor wielerwedstrijden
• www.mobilit.belgium.be: vergunning voor activiteiten op zee
• www.natuurenbos.be: vergunning voor activiteiten in natuurreservaten/bos
• www.giveaday.be: databank van vrijwilligers
• www.ikorganiseer.be: info bij het organiseren van (muziek)evenementen

Denk ook aan…

• Het controleren van de beschikbaarheid van de gemeentelijke infrastructuur
• De communicatie ifv het evenement
• Het tijdig aanvragen van materiaal bij de logistieke dienst
• Aanvraag inname openbaar domein

• De nodige verzekeringen (burgerlijke en objectieve aansprakelijkheid zijn verplicht!)

En bij grotere evenementen zeker ook aan…

• Medische hulpposten
• (nacht)bewaking
• Security (professioneel of vrijwillige stewards)
  Voor het inzetten van vrijwilligers voor bewakingsopdrachten is een afzonderlijke goedkeuring van de burgemeester nodig.
  MB toestemming vrijwilligers.bijlage1.pdf (politie.be)
• Tijdelijke publiciteit en wegwijzers op openbaar domein
• Keuringsattesten van tijdelijke constructies (bv. stellingen, podia, tribunes, …)
• Keuringsattesten van elektrische en gasinstallaties
• Het meldingsformulier voor risicomanifestaties
• Melding bij het gebruik van drones
  
  algemeen politiereglement.pdf (776.96 KB)
   (Hoofdstuk 14)